Reunião: o que pedir à IA antes, durante e depois

Reunião já era cara antes do modelo de linguagem. Agora ficou fácil produzir mais papel em volta da reunião, o que não é o mesmo que ter menos reunião. Se você usa IA para justificar uma hora a mais de call, o ganho some.

Este artigo separa três tempos. Antes, o modelo é bom de pauta. Durante, ele é perigoso. Depois, ele é útil se você não deixar virar fanfic.

Antes: pauta com minutos

Input mínimo: objetivo em uma frase, tempo total, nomes, decisão que precisa sair. Sem decisão, talvez não precise de reunião. Talvez precise de um e-mail.

Peça: “pauta de 25 minutos, três itens, cada item com pergunta de decisão, sem palestra, sem gelo, sem dinâmicas”. Recuse TED. Recuse “alinhamento geral”. Alinhamento geral costuma significar que ninguém preparou nada.

O que não pedir antes: “me diga o que o cliente vai pensar”. O modelo não esteve na conta. Você esteve, ou deveria ter estado.

Exemplo de pedido

“Objetivo: decidir se enviamos a proposta X na quinta. Presentes: Ana (comercial), Bruno (financeiro), eu. 25 minutos. Três itens no máximo. Cada item com uma pergunta de sim/não. Sem bloco de aquecimento.”

Saída útil parece isto:

• 0–5 min: o que já está fechado (proposta, valor, prazo).
• 5–15 min: o que o financeiro ainda trava. Pergunta: enviamos com o desconto Y?
• 15–25 min: dono do envio e data. Pergunta: Ana manda até quinta, 12h?

Se a saída vier com “dinâmica de quebra-gelo” ou “alinhamento de expectativas”, mande de volta: “apague. Só decisão e minutos.”

Durante: o microfone é um risco

Transcrever reunião com cliente, dado pessoal, salário, briga de escopo, em chat externo, é um tipo especial de otimismo que o DPO não assina. Se a empresa tem ferramenta homologada, use. Se não tem, caderno.

Há quem ligue o gravador no bolso “só para depois”. Depois vira arquivo. Arquivo vira hábito. Hábito vira incidente. Dado de gente não deveria estar nesse chat.

Se a reunião é interna e autorizada, ainda assim não peça ao modelo para “capturar o clima”. Clima é fofoca com carimbo. Você quer decisão e pendência.

Depois: ata é dono, não adjetivo

“Reunião produtiva” não fecha trabalho. “Ana entrega o escopo até sexta. Bruno valida o número com o financeiro. Próximo encontro só se o item 2 travar.” fecha.

Peça ao modelo para recusar adjetivo. Peça para marcar o que não estava na transcrição. Peça uma lista de premissas. A lista de premissas é onde aparece o prazo que ninguém deu.

Se você não estava na sala, escreva isso. “Com base na gravação, sujeito a correção das pessoas presentes.”

Não transforme a ata em processo de ninguém. Avaliação de desempenho não nasce de um resumo automático. Se o texto tem nome e julgamento, você saiu do documento e entrou em risco trabalhista. Apague o julgamento. Fique com o pedido.

O prompt de recusa

Um pedido útil, depois da reunião: “se a transcrição não tiver decisão, diga que não teve decisão. Não invente consenso”. Consenso inventado viaja no e-mail e volta em forma de “mas ficou combinado”.

Outro: “liste o que ficou ambíguo em forma de pergunta para o grupo, máximo cinco”. Pergunta é mais honesta do que ata inflada.

Quem escreve a ata

Se ninguém foi nomeado, a ata vira disputa. Nomeie antes da reunião, não depois, quando o modelo já misturou vozes. A pessoa nomeada usa o trecho da decisão, não a hora inteira. Hora inteira é medo de perder nuance que, na prática, ninguém ia reler.

IA não tira a nomeação. Tira o branco da primeira linha, se você já sabe o que foi decidido. Se não sabe, volte à sala, não ao chat.

Há um vício novo: gravar, sumarizar, enviar, e achar que o time ficou alinhado. Alinhado é quando Ana responde “recebi, entrego sexta”. Sem essa frase, você só distribuiu parágrafo.

Reserve dois minutos no fim da call para ler as pendências em voz alta. O modelo pode formatar depois. A confirmação é humana, na hora.

Depois do depois

Ata enviada não encerra o assunto. Alguém precisa cobrar a pendência. O modelo pode virar a ata em lista de follow-up no dia seguinte, se você pedir só isso, com os nomes que já estavam no documento. Ele não deve criar pendência nova para parecer útil. Gente ansiosa pede “extraia ações ousadas”. Ousadia inventada é trabalho extra para o time que já está cheio.

Se a reunião foi só status, o follow-up pode ser um parágrafo. Status não merece um framework.

Transcrição longa: não jogue a hora inteira no contexto. Corte o trecho da decisão. Contexto enorme faz o modelo médio. Médio em ata é perigoso, porque parece completo.

Arquivo de áudio

Arquivo de áudio é dado. Dado tem prazo, acesso, exclusão. Se você não sabe quem pode ouvir daqui a um ano, não grave. A facilidade de “depois eu resumo com IA” é exatamente o tipo de frase que aparece em incidente. Depois não resume. Depois esquece o arquivo na nuvem pessoal.

Adulto escolhe o que não registrar.

O que conferir

• A pauta tem minutos e pergunta de decisão?
• A transcrição passou por ferramenta autorizada, ou ficou no caderno?
• A ata nomeia dono, prazo e pendência, sem adjetivo?
• Está escrito se você não estava na sala?
• Alguém confirmou a pendência em voz alta ou por resposta curta?

Cancele a reunião que a pauta não justifica. Isso o modelo não faz por você.

Checklist em aula: IA no ritmo do expediente.